Informativa Whistleblowing

LA CASEIFICIO PALAZZO SPA, in conformità alla normativa, individua quali potenziali segnalanti:

La segnalazione può essere fatta anche da un soggetto che si trovi in fase di selezione o precontrattuale, nel periodo di prova e dopo lo scioglimento del rapporto. La presente procedura si riferisce ai casi in cui il segnalante tenga nota la propria identità e nei casi in cui la stessa sia divenuta nota in conformità alle vigenti disposizioni di legge. La ratio è quella di assicurare a tali soggetti le tutele previste dalla normativa, garantendo la riservatezza dei dati personali conferiti.

Nel caso della segnalazione anonima il contenuto è determinante ai fini della sua ammissibilità o "presa in carico", vietano quindi prese in debita considerazione solo le segnalazioni circostanziate e/o evidenziate. Si applicano le tutele nei confronti del segnalante anonimo, successivamente identificato che abbia denunciato all'ANAC di aver subito delle ritorsioni.

Il Decreto differenzia l'oggetto della segnalazione in relazione alle caratteristiche dei soggetti giuridici coinvolti, nella tabella che segue è rappresentato sinteticamente cosa può essere segnalato e con quali canali:

In linea generale la segnalazione può avere ad oggetto tutte le condotte rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01 o che implicano violazione, presunte o accertate, del Modello 231 o del Codice Etico, a cui si aggiungono:

• gli illeciti amministrativi, contabili, civili e penali che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato;
• gli illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell'ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica, protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• gli atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea;
• gli atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di conoscenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• gli atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei suddetti settori;

A titolo esemplificativo e non esaustivo, la segnalazione può riguardare:

• Corruzione, attiva e passiva;
• Comportamenti voluti ad ostacolare le attività di controllo delle Autorità di Vigilanza (ad es. omessa consegna di documentazione, presentazione di informazioni false o fuorvianti);
• Promessa o dazione di denaro, beni o servizi o altro beneficio diretti a corrompere fornitori o clienti;
• Condotte illecite fiscali, contabili e finanziarie;
• Frodi fiscali;
• Violazioni dei diritti umani;
• Illeciti ambientali e in materia di salute e sicurezza dei lavoratori;
• Uso illecito dei dati personali o palesi violazioni della norma a tutela della privacy;
• Violazioni in materia di concorrenza e aiuti di Stato;
• Violazioni del Codice Etico e delle regole contenute nel Modello di Organizzazione Gestione e Controllo.

A tutela della dignità e salute dei lavoratori, nonché dell'integrità morale e dei valori della Società, viene data la possibilità di segnalare casi di molestie, abusi subiti sul luogo di lavoro e/o discriminazioni in relazione a sesso, etnia, fede religiosa, orientamento sessuale.

È sempre possibile che il segnalante prima di ricorrere al Comitato si confronti con il proprio superiore diretto che, tuttavia, compreso l'oggetto della segnalazione, se ricorrono i presupposti sarà tenuto ad inviarla al Comitato.

Le disposizioni di questa procedura non si applicano alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le segnalazioni devono prevedere preferibilmente i seguenti elementi:

• Una descrizione completa dei fatti oggetto di segnalazione;
• Se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono state commesse le violazioni o per le quali si ha presunzione;
• Le generalità o gli elementi (qualifica, ufficio, attività svolta) del soggetto segnalato al fine di consentire l'identificazione;
• Indicazioni di eventuali testimoni o soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• Eventuali allegati o documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti segnalati;
• Ogni altra informazione che possa fornire un riscontro utile circa la sussistenza dei fatti.

Sono oggetto di segnalazioni e quindi ammissibili:

• Le comunicazioni di ritorsioni che il segnalante ritiene di aver subito a seguito di una segnalazione.

Le presunte ritorsioni, anch'esse potenzialmente oggetto di segnalazione, vanno comunicate esclusivamente all'ANAC. Le rappresentanze sindacali non possono dare comunicazione all'ANAC di presunte ritorsioni in rappresentanza del soggetto segnalante.

Sono invece escluse e quindi INAMISSIBILI:

• Le segnalazioni legate ad un interesse di carattere personale della persona del segnalante, che riguardano esclusivamente i propri rapporti individuali di lavoro con colleghi o con figure gerarchicamente sovraordinate;
• Le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci di corridoio;
• Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale.

È bene precisare che il Decreto prevede potenzialmente più di una modalità di segnalazione:

La CASEIFICIO PALAZZO SPA ha istituito un apposito canale di segnalazione interna al quale il segnalante può ricorrere.

La piattaforma utilizza la soluzione web-based link canale di segnalazione "modello 231 - whistleblowing" che offre un portale personalizzato per CASEIFICIO PALAZZO SPA, garantendo il rispetto di tutti i requisiti legali necessari, inclusi quelli previsti per l'organizzazione e gestione dei trattamenti di dati personali e degli adempimenti previsti dalla normativa sulla privacy (D.lgs. n. 196/2003 - Codice sulla protezione dei dati personali; Regolamento U.E. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali).

La piattaforma permette a tutti gli stakeholder interni ed esterni di inviare segnalazioni ai soggetti interni autorizzati a gestire la segnalazione (Comitato Whistleblowing), al fine di garantire una comunicazione efficace e riservata.

L'accesso alla piattaforma avviene dal sito web istituzionale della società.

Prima di effettuare la segnalazione al segnalante è chiesto di prendere visione di una informativa privacy relativa al trattamento dei propri dati personali.

Il segnalante ha la possibilità di scegliere se effettuare una segnalazione fornendo le proprie generalità oppure in forma totalmente anonima, inserendo solamente l'oggetto della segnalazione e l'argomento di riferimento.

All'atto della segnalazione il segnalante riceve una notifica di avvenuto ricevimento o notifica visibile direttamente in piattaforma.

La piattaforma consente al segnalante di effettuare una segnalazione scritta.

Per ulteriori dettagli operativi relativi all'utilizzo della piattaforma, si rinvia al documento "Istituzioni per la gestione delle segnalazioni e tutela del segnalante Whistleblowing".

È sempre possibile per il segnalante richiedere di essere ascoltato di persona, il suggerimento in questo caso è quello di accedere comunque alla piattaforma e inviare tale richiesta nei campi descrittivi al fine di tracciare la richiesta e mantenerne la riservatezza.

La CASEIFICIO PALAZZO SPA ha istituito un Comitato Whistleblowing preposto alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni. Il Comitato è composto dalle seguenti funzioni:

• CLAUDIA PALAZZO - A.D. CASEIFICIO PALAZZO SPA
• MIRIANA MANGINI - RESP. WHISTLEBLOWING
• AVV. PRABHAKARAN MELE - MEMBRO ODV

Il Comitato è stato formalmente istituito con delibera del Consiglio di Amministrazione di CASEIFICIO PALAZZO SPA e ha il compito di analizzare tutte le segnalazioni ricevute dalla stessa, nonché di effettuare il coordinamento con i referenti per le segnalazioni ricevute. Il tutto in forza dei contatti Intercompany in essere all'interno della stessa società.

Il Comitato - così come le funzioni eventualmente delegate - è nominato "persona autorizzata al trattamento", ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati personali.

E sempre facoltà del segnalante in fase di trasmissione della segnalazione di escludere una o più funzioni quale destinatario della segnalazione sia quelle autorizzate.

Il Comitato, in via preliminare, effettua una valutazione circa la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione al fine di valutarne la sua ammissibilità (istruttoria preliminare). In particolar modo, il Comitato verifica:

• se rientra o meno nel perimetro soggettivo e oggettivo della norma (chi ha segnalato e cosa ha segnalato);
• la presenza di elementi di fatto idonei a giustificare eventuali accertamenti o indagini ulteriori;
• che la segnalazione sia precisa e circostanziata e, quindi, non generica e non diffamatoria;
• che la documentazione eventualmente allegata alla segnalazione sia appropriata e coerente.

Dopo aver valutato la segnalazione come ammissibile, il Comitato svolge l'attività di indagine (investigazione) necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti, sempre nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

Nel caso di violazioni del Codice Etico e del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo viene sempre interessato anche l'Organismo di Vigilanza, vincolato alla riservatezza. Eventuali ulteriori soggetti potranno essere coinvolti previa informativa e sottoscrizione del vincolo di riservatezza.

All'esito dell'istruttoria e, comunque, entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento (notifica), il Comitato si impegna a fornire riscontro al segnalante, salvo estensione dei termini a 6 mesi se adeguatamente motivata.

Tutta la documentazione inerente alle segnalazioni ricevute è archiviata all'interno della piattaforma (archiviazione informatica) e conservata nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali.

La documentazione relativa alla segnalazione viene conservata per il massimo 5 anni. I dati personali manifestamente inutili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati.

Il Comitato predispone con cadenza annuale il Report contenente l'indicazione delle Segnalazioni prevenute nel periodo di riferimento.

Nel Report è riportato lo "stato" di ciascuna Segnalazione (es. ricevuta, aperta, in lavorazione/chiusa, ecc.) e delle eventuali azioni intraprese (azioni collettive e provvedimenti disciplinari) nel rispetto delle norme sulla riservatezza del segnalante.

Il Rendiconto delle Segnalazioni è inviato a:

• L'AMMINISTRATORE DELEGATO DI CASEIFICIO PALAZZO SPA;
• IL COLLEGIO SINDACALE E L'ODV.

L'identità del segnalante e del segnalato e degli altri soggetti coinvolti sono protette in ogni contesto successivo alla segnalazione.

La violazione dell'obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.

Deroghe alla tutela della riservatezza:

Nella gestione della segnalazione i dati personali del segnalante e di altri soggetti eventualmente coinvolti saranno trattati in piena conformità a quanto stabilito dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, incluso il Reg. UE 679/2016 ("GDPR") e il D. Lgs. 196/2003.

A tal fine la Società ha effettuato una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA).

La CASEIFICIO PALAZZO SPA, in ottemperanza agli obblighi di legge, ha adottato una rigorosa politica anti-ritorsione. Non saranno tollerate ritorsioni inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i seguenti scenari:

• Licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
• Retrocessione di grado o mancata promozione;
• Mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell'orario di lavoro;
• Sospensione della formazione o qualsiasi esibizione dell'accesso alla stessa;
• Note di demerito o referenze negative;
• Adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• Coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
• Discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
• Mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• Mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• Danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• Inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
• Conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• Annullamento di una licenza o di un permesso;
• Richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichici o medici.

La CASEIFICIO PALAZZO SPA ritiene fondamentale il benessere psico-fisico dei suoi dipendenti e collaboratori, e si impegna a tutelare qualunque soggetto che effettui una segnalazione in buona fede.

• I segnalanti devono ragionevolmente chiedere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano veritiere (non supposizioni, voci di corridoio o notizie di pubblico dominio);
• Viene tutelata la buona fede del segnalante anche in caso di segnalazione inesatta per via di errori genuini (scarsa conoscenza delle norme giuridiche);
• Il segnalante deve indicare chiaramente nell'oggetto della segnalazione che si tratta di una segnalazione whistleblowing;
• Deve esserci uno stretto collegamento o consequenzialità alla segnalazione e l'atto sfavorevole direttamente o indirettamente subito dal segnalante, per configurare la ritorsione.

Fatte salve le specifiche limitazioni previste, non è garantita la tutela del segnalante nei seguenti casi:

• È stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia e diffamazione, ovvero la sua responsabilità civile per gli stessi reati nei casi di dolo o colpa grave.

In caso di accertamento delle responsabilità, alla persona segnalante o denunciante è anche irrogata una sanzione disciplinare.